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对完善不动产登记档案管理的几点思考

2017-04-05 09:24:00    来源: 中国国土资源报    作者:胡顺红

不动产登记档案是指不动产登记部门在不动产权属调查、登记、转移、变更等工作中具有保存价值的历史记录,主要记载形式为不动产登记簿,包含以各类相关纸质文字、图表描述、网络登记表为主的原始凭证材料。

不动产登记档案在国土资源保护、地籍调查、住房保障、法院诉讼、国家税收、户籍管理、个人信用管理等方面均发挥着重要作用。然而,由于不动产登记职责长期分散在国土、住建(房管)、林业、农业等部门,在不动产统一登记推进的过程中,要面对的是不动产登记档案管理机制不同、归档标准不一、档案信息管理系统各异、规范管理工作发展不平衡复杂的现状。

海量信息有待整合

不动产登记档案与普通的档案有其特殊性:

数量大、种类多。不动产登记档案包括土地、房产、林业、农业、矿产等业务档案,尤其是房地产登记发证,面广量大,涉及城镇、农村的千家万户,这些材料经过立卷归档,在一个县的数量就可以达到几万卷,甚至上百万卷,而其载体多种多样,包括文字、图、表、录音、录像、磁盘等。

跨度大,周期性长。土地管理中有些业务活动历时较长,往往跨年度才能完成。土地利用现状调查、城镇地籍调查、土地登记发证等工作,有的跨一二年甚至三四年才能结束。

具有动态性。不动产登记档案形成后,房与地的买卖、交换、继承、赠与、分析等权属变更不断发生,房屋的拆迁、翻改、扩建等现状处于不断的转移和变更之中。

目前,不动产档案整合管理中主要有以下困难:

材料不完整,数据存在准确性、真实性问题。部分地区历史不动产登记档案确实存在不动产坐落、土地性质、房屋用途、面积等数据方面误登、错登问题,身份信息、门牌信息缺失以及档案管理杂乱无序等问题。

数据库整合技术欠缺,数据不够完善。推进不动产统一登记,有一个对原单位档案数据库对接整合的过程,由于技术问题,这个过程中有时会出现数据挂接错误,比如已抵押注销登记的房屋在数据库中还是抵押态,一幢房屋已办理完成分割登记,但数据库查询显示的房屋所有权人还是原权利人等等。

信息化水平较低,不能资源共享。由于种种原因,目前还有不少地方不动产登记档案管理技术落后,登记档案没有实现数字化,依然是纸质存档管理,无法实现资源共享。

档案多部门存放,未能便民服务。目前有些地方的不动产登记档案仍然存放于原登记部门,群众需要跑多个部门查询,很不方便。分散在各部门的不动产登记档案数量大,历史跨度长,动态性强,如何将这个巨大信息资源有序整合融合关联,需要统筹规划。

信息化管理为主,注重防范网络风险

不动产登记档案的整合,目前一般分3个阶段实施。第一阶段理顺关系,摸清分散档案的情况,清理档案资料;第二阶段整合现有档案,规范电子文档,建立电子文档数据库,逐步移交档案,逐步实现集中统一管理;第三阶段全面规范档案管理,建立完整数据库,实现不动产档案以传统管理为辅、信息化管理为主的转化。

笔者认为,完善不动产登记档案管理,应主要从以下几点入手:

规范操作流程,安排人员流动。整合、优化不动产登记档案机构、人员、库房资源,构建分工明确、协调一致的管理机制。根据不动产登记机构工作量情况配备档案专业人员,并在申请、受理、审核、审批,到最后缮证、发证、归档的整个工作流程中适当进行人员流动。

建立统一信息平台,健全网络风险防范机制。以不动产登记信息平台为基础,建立不动产档案管理系统,实现“统一归档、统一监管、统一查询与服务”等功能,同时严格保护数据,注重网络风险防范。

构建不动产登记档案数据中心。如今,物联网信息技术发展突飞猛进,大数据时代已经来临。我们应充分利用这个高科技环境,为不动产登记档案构建一个基于计算机网络环境的,管理一体化、资源数字化、服务网络化的数据中心,实现数据安全传输、充分共享,为社会提供多维的、一体化的信息服务。

培育高素质人才队伍。在数字化时代,档案管理更为需要技术型人才。如今,在部分地区,档案登记管理方面缺乏对口人才且设备落后,尤其是仍停留在纸质存档的地方,档案数据信息不准确、信息滞后,为不动产统一登记工作的后续正常开展,造成了许多困难与麻烦。因此,为了加快登记档案整合和集约化管理,不动产登记部门应重视专业技术人才的引入和培养,应组织不定期的业务培训,帮助现职工作人员及时更新、增长专业知识,同时还要创造条件,引入熟悉数据处理的专业技术人才。

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关键词: 不动产登记
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